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Reforma tributária: como organizar a carteira do escritório antes de 2027

Escritório contábil não tem tempo para tratar a reforma cliente por cliente, do zero. O que funciona é uma ordem de trabalho: separar a carteira por regime e prazo, conversar rápido com quem tem decisão a tomar, registrar o que foi decidido e cobrar pelo que sair da rotina. Este texto resume esse caminho. Material educativo, com informações conferidas em textos legais e páginas oficiais até 02/10/2026; confirme o que for usar com o cliente.

1. A data que pesa primeiro: 30/10/2026

Para o optante do Simples Nacional, o prazo para escolher apurar IBS e CBS pelo regime regular, com efeitos a partir de 01/01/2027, foi prorrogado até 30/10/2026 pela Resolução CGSN nº 194/2026, segundo o Serpro. Quem não exerce a opção permanece no regime puro no primeiro semestre de 2027, conforme orientação da Receita divulgada pela Agência Gov. Ou seja, não decidir também é uma decisão, e vale registrá-la. A lei prevê novas janelas em março e setembro, com o dia ainda a regulamentar.

2. Triagem: quem precisa de conversa primeiro

Comece pelo Simples, que tem a data mais próxima. Dentro dele, ponha primeiro quem tem sinais de complexidade: vende para empresas que aproveitam crédito, atende o mercado por marketplace, mistura produtos e serviços, tem faturamento perto dos limites, usa sistema que ninguém sabe se será atualizado ou tem documentação desorganizada. Cada sinal soma risco. Uma planilha com cliente, regime, risco, ação e prazo, mais um semáforo, já resolve a fila. O restante da carteira (MEI, Lucro Presumido, Lucro Real) entra no plano de 90 dias.

3. O diagnóstico de 15 minutos

Uma conversa estruturada vale mais que uma reunião longa. Pergunte sobre o perfil dos compradores (empresas ou consumidor final), a composição das vendas, o sistema de emissão de notas e o que o cliente já ouviu falar. Termine com três coisas: as opções, o que está definido em lei e o que ainda depende de regulamento, e a decisão registrada por escrito, por termo de ciência ou por e-mail arquivado. Nada de prometer que um regime vai pagar menos: a comparação depende de dados do cliente e de uma alíquota de referência da CBS que ainda não foi fixada.

4. Falar com o cliente sem alarmismo

A mensagem ideal informa a data, diz o que o escritório fará e convida para a conversa curta. Evite números soltos, frases como "vai aumentar tudo" e linguagem de urgência além do prazo real. Quem recebe um aviso claro, curto e com próximo passo responde mais e entra menos em pânico.

5. Sistema, nota fiscal e documentos

Pergunte ao fornecedor do ERP se haverá atualização para os campos de IBS e CBS e quando. Confirme o cronograma da NFS-e Nacional no portal gov.br/nfse: parte das datas circulou em fontes secundárias e deve ser verificada antes de ser repassada. Do cliente, peça os documentos que permitem simular: faturamento dos últimos 12 meses, perfil de compradores, lista de fornecedores e contratos longos.

6. Cobrar pelo trabalho extra

Adequação não cabe na mensalidade se envolve diagnóstico, simulação, reunião e acompanhamento. Calcule horas por tipo de cliente, custo-hora, margem e imposto sobre o serviço e apresente um preço fechado por pacote. Revise cláusulas do contrato com orientação jurídica, para deixar claro o que está incluído e o que é serviço adicional.

7. Um calendário simples para a carteira

16/10: diagnósticos agendados. 23/10: data interna de conclusão. 30/10: fim do prazo da opção. 03/11 a 20/12: janela de cancelamento para quem optou pelo regime regular. 01/01/2027: CBS plena e MEI com documento fiscal. Março e setembro de 2027: novas janelas. Datas da NFS-e Nacional e prazos de órgãos como Senado e TCU devem ser conferidas na fonte antes de usadas.

Perguntas rápidas

O que acontece com o cliente que não decide? Segundo orientação oficial divulgada, permanece no Simples puro no primeiro semestre de 2027.

Preciso de termo assinado? Não é exigência legal; é prática de proteção. O modelo deve ser revisado por advogado e ajustado às normas do seu conselho.

Dá para garantir que o regime regular economiza imposto? Não. Depende dos dados do cliente e de parâmetros ainda a regulamentar.

O Kit Contador 2027 reúne o roteiro de triagem, o diagnóstico de 15 minutos, 15 mensagens, modelos para revisão jurídica, checklists, precificação, calendário e uma planilha de carteira. Material educativo.

FAQ (marcação)

• Qual o prazo do Simples para o regime regular de IBS e CBS em 2026? Até 30/10/2026 (Res. CGSN 194/2026, segundo o Serpro).
• O que acontece se o cliente não optar? Permanece no regime puro no primeiro semestre de 2027 (orientação divulgada pela Agência Gov).
• O kit serve para MEI e Lucro Presumido? Sim, na triagem e no plano de 90 dias, com menos prazos imediatos.
• O modelo de termo é válido por si? É modelo para revisão jurídica, não parecer.

3 ganchos de anúncio

1. Pergunta: "Como avisar a carteira do Simples sobre o prazo de 30/10 sem assustar ninguém? Veja o roteiro e as 15 mensagens."
2. Cenário: "Escritório com dezenas de clientes e uma data de 30/10/2026. Triagem por regime, diagnóstico de 15 minutos e plano de 30 e 90 dias."
3. Prova: "Planilha de carteira com semáforo, modelos de termo para revisão jurídica e conta de precificação do serviço extra. Material educativo."